Annexe – Évaluation du contrôle interne en matière de rapports financiers pour l’exercice ayant pris fin le 31 mars 2025 (non vérifiée)

1. Introduction

Le CAL maintient un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF) dans le but de fournir une assurance raisonnable à l’égard des points suivants :

• les opérations sont dûment autorisées;
• les dossiers financiers sont adéquatement tenus;
• les éléments d’actifs sont protégés;
• les lois, les règlements et les politiques applicables sont respectés.

Le présent document fournit de l’information sommaire sur les mesures qui ont été prises par le Commissariat au lobbying (CAL) au 31 mars 2025 en vue de maintenir ce système. Il comprend des renseignements sur les progrès, les résultats et les plans d’action connexes.

Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat, les activités de programme et les finances du CAL figurent dans son rapport sur les résultats ministériels (RMR) pour l’exercice 2024-2025, son plan ministériel (PM) pour 2025-2026 et ses états financiers pour 2024-2025.

2. Système organisationnel de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF)

Le CAL est une organisation de très petite taille dont le système de contrôle interne présente un faible risque. Il reconnaît l’importance du leadership exercé par la haute direction pour faire en sorte que le personnel à tous les niveaux comprenne son rôle dans le maintien de systèmes efficaces de CIRF et soit bien outillé pour exercer efficacement les responsabilités connexes. Le CAL veille à ce que les risques soient bien gérés grâce à un environnement de contrôle réactif et fondé sur les risques qui permet une amélioration et une innovation continues.

2.1 Cadre de gestion en matière de contrôle interne

Le CAL dispose d’une structure de gouvernance et de responsabilisation bien établie qui appuie les efforts d’évaluation de l’organisation et la surveillance de son système de contrôle interne. Un cadre de gestion du contrôle interne est en place et comprend les éléments suivants :

• des structures organisationnelles de responsabilisation pour soutenir une saine gestion financière, y compris les rôles et responsabilités des cadres supérieurs;
• un code de valeurs et d’éthique pour les employés;
• des activités de communication et de formation continues pour les gestionnaires et les employés du CAL concernant les exigences législatives, les politiques et les procédures visant à garantir une saine gestion financière et un contrôle efficace des finances;
• une mise à jour et un suivi réguliers de la gestion du contrôle interne et la communication des résultats de l’évaluation et des plans d’action à la commissaire, à la haute direction du CAL et, s’il y a lieu, au Comité de vérification et d’évaluation (CVE) du CAL.

Le CVE conseille la commissaire sur l’adéquation et le fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du CAL.

Le cadre de contrôle interne du CAL, en ce qui concerne la gestion financière, s’harmonise avec le processus de gestion des dépenses du gouvernement fédéral. Le financement est contrôlé au moyen d’un processus de budgétisation et de contrôle des engagements. Les dépenses sont approuvées aux étapes de l’engagement des dépenses, du contrôle des engagements, de la passation des marchés, de l’attestation de l’exécution et de l’approbation de paiement. Les résultats financiers sont surveillés au moyen d’un processus d’établissement de rapports financiers mensuels, et les prévisions sont validées par la direction et présentées au Comité de la haute direction (CHD) par le dirigeant principal des finances (DPF).

L’environnement de contrôle du CAL prévoit, en outre, un ensemble de mesures et de structures visant à aider les employés à gérer efficacement les risques grâce à une sensibilisation accrue, à des connaissances et des outils pertinents ainsi qu’au développement de compétences. Les principales mesures comprennent :

• une structure de gouvernance et une orientation stratégique par l’entremise du CHD appuyé par le CVE;
• la présentation régulière de rapports sur le rendement financier au CHD;
• des politiques financières adaptées à l’environnement de contrôle du CAL et aux exigences de la Politique sur la gestion financière du Conseil du Trésor;
• des examens et des mises à jour périodiques de l’instrument de délégation des pouvoirs de signature en matière financière;
• la consignation des processus clés en matière de finances et des principaux risques et points de contrôle connexes à l’appui de la gestion et de la supervision du système de CIRF du CAL;
• l’évaluation complète du profil de risque organisationnel permettant d’établir un plan d’évaluation et de vérification interne pluriannuel fondé sur les risques faisant l’objet d’un suivi annuel;
• la production d’un rapport annuel sur le risque de fraude à partir de l’exercice 2024-2025;
• l’examen du cadre de CIRF et un suivi régulier des contrôles de base et, le cas échéant, des examens plus approfondis fondés sur l’évaluation des risques;
• la préparation et la mise en œuvre des plans d’action de la direction en réponse aux observations et aux recommandations formulées lors de l’examen de l’efficacité des contrôles (par le DPF) ainsi que des vérifications, évaluations ou autres travaux de mission (généralement réalisés par un consultant externe sous la supervision du dirigeant principal de la vérification [DPV]).

2.2 Ententes de service relatives aux états financiers

Le CAL a recours à d’autres organisations pour le traitement de plusieurs opérations consignées dans ses états financiers.

Ententes courantes

• Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) administre de façon centralisée :
  
  • le paiement des salaires;
  • l’acquisition de certains biens et services;
  • la prestation des services d’émission de chèques;
  • la prestation des services de gestion des locaux.
• Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) fournit des renseignements qui sont utilisés pour calculer diverses charges à payer et provisions, comme les cotisations de l’employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires. 
• Le Bureau du vérificateur général (BVG) fournit des services de vérification externe au CAL.

Ententes particulières

• La Commission canadienne des droits de la personne (CCDP) fournit la plateforme du système financier (GX) permettant de saisir et de déclarer toutes les opérations financières et effectue le traitement et la déclaration des opérations financières au nom du CAL. De plus, la CCDP fournit des services de rémunération. Les services d’approvisionnement, qui ont été fournis par la CCDP pendant une partie de l’exercice 2023-2024, puis transférés à la Commission des libérations conditionnelles du Canada (CLCC), ont continué à être gérés par la CLCC durant l’exercice 2024-2025. La portée et les responsabilités sont traitées dans l’entente interorganisationnelle conclue entre la CCDP et le CAL ainsi que dans l’attestation et le résumé des résultats préparés annuellement par la CCDP concernant le CIRF des opérations réalisées pour le compte de ses clients. Le CAL s’appuie sur les contrôles internes de la CCDP en matière de rapports financiers et sur le système de gestion financière pour traiter les données financières qui ont été approuvées, autorisées et transmises par le Commissariat. La CCDP surveille ces contrôles à l’aide d’une approche fondée sur les risques. Le CAL doit s’assurer que les rapports financiers sont exacts et qu’ils présentent une image fidèle de sa situation financière et de ses résultats financiers.
• Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) héberge, dans son infrastructure de technologie de l’information, le Système d’enregistrement des lobbyistes du CAL, son site Web, ses ordinateurs, ses serveurs et ses systèmes de soutien. 
• La CLCC a commencé à fournir des services d’approvisionnement au CAL au cours de l’exercice 2023-2024. Ceux-ci comprennent le traitement des opérations, la surveillance et l’établissement de rapports ainsi que l’élaboration et la mise en œuvre de politiques et de procédures ministérielles et d’activités qui soutiennent une saine gestion de l’approvisionnement. Le CAL s’appuie sur les contrôles internes de la CLCC en matière de rapports financiers en ce qui a trait aux services d’approvisionnement fournis. 

3. Évaluation du système de CIRF du CAL

3.1 Évaluation du CIRF pour 2024-2025

Le maintien du système de CIRF du CAL repose sur un processus continu visant à déterminer les risques et les principaux contrôles qui y sont associés, à en évaluer l’efficacité et à les adapter, le cas échéant, et à faire le suivi de son rendement en vue d’une amélioration continue. Par conséquent, la portée, la fréquence et l’état d’avancement des évaluations du système de CIRF du CAL sont fondés sur les risques et tiennent compte de la petite taille de l’organisation et de la faible complexité de ses opérations financières.

Ce travail comprend des examens périodiques des documents relatifs à l’enchaînement des processus opérationnels ainsi que des évaluations approfondies de la conception et de l’efficacité opérationnelle du système de CIRF afin de soutenir une approche fondée sur les risques en vue d’une surveillance et d’une amélioration continues.

En 2023-2024, les évaluations ont donné lieu à une recommandation visant à renforcer les contrôles internes. La recommandation était de veiller à ce que la commissaire dispose d’une capacité stratégique financière suffisante et d’une fonction de remise en question ainsi que d’atténuer l’éventualité d’une absence prolongée du DPF. 

La direction du CAL a accepté la recommandation. Le CAL a pris des mesures pour s’assurer les services d’un expert financier de l’extérieur recommandé par le Bureau du contrôleur général pour appuyer le DPF en fonction des besoins. En cas d’absence prolongée du DPF/DPV, cet expert de l’extérieur pourrait aider à remplir ces fonctions.  

En 2024-2025, l’évaluation du système de CIRF du CAL comprenait les éléments suivants :

• une évaluation des contrôles internes des principaux processus opérationnels suivants, conformément au plan quinquennal du CAL en matière de CIRF : 
  
  • examen de la documentation relative au processus de planification, de budgétisation et de prévision (PBP);
  • test d’efficacité opérationnelle des contrôles au niveau de l’entité (CNE) et des processus de délégation de pouvoirs (DP);
• une évaluation et une attestation du CIRF fournies par la CCDP en ce qui concerne les services financiers fournis au CAL;
• la transmission de renseignements relatifs au CIRF et d’autres renseignements pertinents, comme le suivi des recommandations découlant de vérifications et d’évaluations antérieures, au CVE du CAL et à des fins de discussion lors des réunions de ce comité.

La section suivante présente les détails et les résultats de ces évaluations pour 2024-2025.

3.2 Détails et résultats de l’évaluation 2024-2025

Évaluation des principaux contrôles et processus

Comme il est indiqué ci-dessus, le CAL a procédé, en 2024-2025, à des évaluations de ses contrôles internes en fonction de son plan quinquennal de CIRF. Ce travail comprenait l’examen de la documentation relative au processus de PBP, qui comprenait l’évaluation de la mise en œuvre de la nouvelle fonctionnalité de prévision GX. Le travail comprenait également des tests d’efficacité opérationnelle des CNE et des processus de DP, qui ont tous deux été réalisés par une partie externe.

D’une manière générale, les évaluations ont permis de conclure qu’il existe des éléments probants solides attestant que les activités du processus sont réalisées conformément aux politiques et procédures de gestion financière du Conseil du Trésor. Cela s’explique principalement par la petite taille du CAL, la faible complexité de ses opérations financières et la proximité du DPF avec les différents processus et les acteurs concernés.

Les résultats de ces évaluations individuelles, réalisées par un consultant sous la supervision du DPF, sont résumés ci-après.

• PBP : Cette évaluation visait à examiner les nouveaux changements et ceux qui venaient d’être mis en œuvre dans le processus de prévision et la fonctionnalité du système du CAL. Les résultats ont été communiqués au CVE en décembre 2024. Ceux-ci montraient que les avantages de la nouvelle approche étaient déjà perceptibles en termes d’efforts requis, d’intégrité et de disponibilité des renseignements sur les prévisions. 
• CNE : Cette évaluation visait à procéder à une évaluation systématique et complète de la conception et de l’efficacité opérationnelle des CNE en matière de rapports financiers. Les résultats et le plan d’action de la direction ont été transmis au CHD et au CVE en juin 2025. Les résultats montraient que les CNE du CAL avaient été conçus et mis en œuvre conformément aux cinq piliers clés du cadre du COSO. De plus, d’après les procédures effectuées, le CAL disposait, dans l’ensemble, d’une base solide de CNE, la plupart des contrôles étant conçus et exécutés efficacement. Des possibilités d’amélioration ont été constatées dans les domaines suivants au niveau de l’entité : gestion du rendement, plans d’apprentissage et de perfectionnement, politiques, procédures et gestion des documents. Le CAL a l’intention de donner suite à ces recommandations d’ici décembre 2025.
• DP : Cette évaluation visait à utiliser les outils d’autoévaluation des contrôles de base du Bureau du contrôleur général (BCG) comme cadre pour évaluer les contrôles relatifs aux pouvoirs délégués du CAL en matière de dépenses et de finances pour l’exercice 2024-2025. Les résultats et le plan d’action de la direction ont été transmis au CVE en juin 2025. Les résultats indiquaient que le CAL était conforme à la plupart des tests effectués. Les possibilités d’amélioration concernaient la documentation des protocoles pour l’examen annuel de la charte et des notes de délégation et l’attestation de la formation requise. Le CAL a donné suite à toutes ces recommandations en juillet 2025.

Évaluation et attestation de la CCDP

La Commission canadienne des droits de la personne (CCDP) fournit des services dans les domaines de la gestion financière et des technologies de l’information, un accès au système de ressources humaines et une plateforme de système financier pour saisir et déclarer toutes les opérations financières. La CCDP est chargée de vérifier et de traiter les renseignements financiers reçus du Commissariat et saisis dans le système financier. Par conséquent, le Commissariat s’appuie sur les contrôles internes de la CCDP en matière de rapports financiers pour traiter les données financières qu’il a approuvées, autorisées et transmises.

En 2024-2025, la CCDP, en tant que prestataire de services, a évalué son CIRF. L’évaluation a porté sur les contrôles en place à la CCDP dans le cadre de la prestation de services à divers clients, dont le CAL. Par conséquent, la mise à l’essai des contrôles internes en matière de rapports financiers comprenait des opérations traitées pour le CAL. 

Les principales conclusions de l’évaluation sont les suivantes :

• Contrôles clés nouveaux ou modifiés de manière importante 
  
  • Il n’y a pas eu de modifications importantes des contrôles clés dans les processus existants nécessitant une réévaluation. 
• Conception et efficacité opérationnelle des contrôles des processus opérationnels 
  
  • Les documents relatifs aux contrôles et aux processus opérationnels ont été examinés et mis à jour afin de garantir qu’ils représentent les contrôles et processus actuellement en place. 
  • Grâce à l’examen et à la mise à l’essai des contrôles clés, l’efficacité opérationnelle a été réévaluée en ce qui concerne la passation de marchés, l’administration de la paye, la gestion des recettes et le recouvrement des coûts, ainsi que la budgétisation et les prévisions. L’évaluation a révélé que les quatre processus opérationnels étaient solides et fonctionnaient efficacement.
• Efficacité opérationnelle des contrôles généraux des technologies de l’information (CGTI) 
  
  • Les documents sur les contrôles clés en place et l’efficacité opérationnelle des CGTI ont été réévaluées dans le domaine de la gestion et de la sécurité des technologies de l’information. 
  • L’évaluation a révélé que les contrôles clés étaient généralement appropriés et favorisés par la mise en œuvre de la Stratégie numérique 2023-2026 de la CCDP, qui oriente la planification des TI et sera mise à jour au cours des prochains mois. En ce qui concerne la sécurité des TI, des lacunes subsistent dans la surveillance des comptes et la suppression en temps opportun de l’accès des utilisateurs. Des mesures correctives ont été examinées en 2024-2025 et de nouvelles procédures devraient être mises en œuvre.

La CCDP a fourni au CAL une attestation concernant l’évaluation de ses contrôles internes pour 2024-2025.

Examen et discussions du CVE

En 2024-2025, le CVE du CAL a mené les activités suivantes liées au fonctionnement des contrôles internes, à la gestion des risques et aux processus de gouvernance :

• Lors de chaque réunion ordinaire du CVE, la commissaire et le DPV/DPF ont été invités à divulguer, le cas échéant, les irrégularités, y compris les fraudes ou les dérogations de la part de la direction. Aucune irrégularité n’a été déclarée. Une mise à jour annuelle des pratiques de gestion de la fraude du CAL a également été élaborée et présentée au comité.
• Au cours de la période de référence, la présidence a été en contact régulier avec la commissaire et le DPV/DPF.
• Les rapports financiers trimestriels du CAL ont été examinés par des membres externes avant leur publication. Des questions ont été posées au DPV/DPF et des réponses ont été fournies.
• Lors de chaque réunion ordinaire du CVE, le DPF a fait le point sur la situation financière du CAL.
• Des membres externes ont rencontré l’auditeur principal du BVG responsable de la vérification des états financiers de l’exercice 2024-2025 du CAL ainsi qu’une rencontre à huis clos.

Le CVE a rencontré la partie externe responsable des évaluations du CIRF mentionnées ci-dessus et a été informé des résultats et des recommandations. Le CVE a également examiné la réponse et les plans d’action de la direction. Le CVE continuera à suivre de près les travaux du CAL relatifs à l’évaluation et au contrôle de ses processus de contrôle interne en matière de gestion financière (CIGF) et de CIRF.

Autres considérations – vérification des états financiers du CAL par le BVG et vérifications internes récentes

Les états financiers du CAL pour l’exercice 2024-2025 ont été vérifiés par le BVG du Canada. Bien que la vérification n’ait pas porté expressément sur les contrôles internes du CAL, les vérificateurs du BVG n’ont pas fait état de modifications aux procédures susceptibles d’améliorer les systèmes de contrôle interne. Le CAL a reçu une opinion non modifiée sur ses états financiers pour 2024-2025 et sur sa conformité aux autorisations précisées. Les états financiers étaient exempts d’inexactitudes significatives, y compris d’omissions.

En outre, comme il est indiqué dans le plan d’évaluation et de vérification pluriannuel fondé sur les risques du CAL, une vérification interne des activités d’approvisionnement a été réalisée par un consultant externe en 2023-2024, couvrant les exercices 2022-2023 et 2023-2024 (et faisant l’objet d’un rapport en 2024-2025). La direction a donné suite à toutes les recommandations formulées dans le cadre de cette vérification interne, y compris la mise à jour de son guide en matière d’approvisionnement à l’intention des employés et la réception de rapports périodiques sur la passation de marchés de la part de la CLCC afin de favoriser une meilleure surveillance.

4. Plan d’action

4.1 Progrès réalisés en date du 31 mars 2025

Dans l’ensemble, le CAL a réalisé, au cours de l’exercice 2024-2025, des progrès continus dans l’amélioration de son système de CIRF.  

Comme il est indiqué à la section 3, le CAL a poursuivi son approche fondée sur les risques pour assurer la surveillance continue du CIRF. En 2024-2025, l’accent a été mis sur :

• l’examen de la documentation relative au processus de planification, de budgétisation et de prévision;
• les tests d’efficacité opérationnelle des contrôles au niveau de l’entité et des processus de délégation de pouvoir.

Le plan de suivi pluriannuel du CIRF et du CIGF fondé sur les risques a été examiné par la direction et le CVE et modifié comme il est indiqué à la section 4.3 ci-dessous.

Le CAL a également examiné et confirmé la pertinence des risques recensés dans son profil de risque organisationnel, qui servira de base à la planification pluriannuelle du CIRF, du CIGF et de son Plan intégré de vérification et d’évaluation axé sur les risques (PVEAR).  

4.2 Plan d’action pour le prochain exercice et les exercices suivants

Au cours de l’exercice 2025-2026, le CAL continuera à renforcer son cadre de gestion des contrôles internes à l’aide des moyens suivants : 

• poursuite de la surveillance continue de ses contrôles de base conformément à son plan pluriannuel de CIGF et de CIRF fondé sur les risques (le plan triennal figure ci-dessous);
• utilisation de l’outil d’autoévaluation des contrôles de base pour ministère de petite taille, conçu par le Bureau du contrôleur général aux fins d’évaluation des contrôles de base; 
• recours à un tiers pour évaluer les contrôles les plus complexes;
• réalisation de vérifications internes conformément à son PVEAR pluriannuel.

4.3 Plan de surveillance du CIGF pour le prochain exercice et les exercices suivants

Remarque 1 : Cette évaluation des contrôles est réalisée sur deux ans. En 2024-2025, l’accent a été mis sur la mise en œuvre de la nouvelle fonctionnalité de prévisions, établie en 2023-2024 (à savoir la formation, la consignation, la mesure dans laquelle son utilisation a été adoptée, etc.). En 2025-2026, une évaluation complète est prévue, laquelle comprendra les tests de l’efficacité de la conception et de l’efficacité opérationnelle du processus de planification, de budgétisation et de prévisions, ainsi qu’une évaluation de la mesure dans laquelle le processus permet et soutient une saine gestion des ressources et la prise de décisions éclairées.

Remarque 2 : Les trois prochains exercices financiers feront l’objet de mises à jour et de suivis annuels, conformément aux recommandations formulées dans le cadre de l’évaluation du processus de délégation de pouvoirs de 2024-2025.