Annexe – Évaluation du contrôle interne en matière de rapports financiers pour l’exercice ayant pris fin le 31 mars 2024 (non vérifiée)

1. Introduction

Le CAL maintient un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF) dans le but de fournir une assurance raisonnable à l’égard des points suivants :

• les opérations sont dûment autorisées;
• les dossiers financiers sont adéquatement tenus;
• les éléments d’actifs sont protégés;
• les lois, les règlements et les politiques applicables sont respectés.

Le présent document fournit des informations sommaires sur les mesures qui ont été prises par le Commissariat au lobbying (CAL), au 31 mars 2024 en vue de maintenir ce système. Il comprend des informations sur les progrès, les résultats et les plans d’action connexes.

Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat, les activités de programme et les finances du CAL figurent dans son rapport sur les résultats ministériels pour l’exercice 2023-2024, son plan ministériel pour 2024-2025 et ses états financiers pour 2023-2024.

2. Système organisationnel de contrôle interne en matière de rapports financiers

Le CAL est une organisation de très petite taille dont le système de contrôle interne présente un faible risque. Il reconnaît l’importance du leadership exercé par la haute direction pour faire en sorte que le personnel à tous les niveaux comprenne son rôle dans le maintien de systèmes efficaces de CIRF et soit bien outillé pour exercer efficacement ces responsabilités. Le CAL veille à ce que les risques soient bien gérés grâce à un environnement de contrôle réactif et fondé sur les risques qui permet une amélioration et une innovation continues.

2.1 Cadre de gestion en matière de contrôle interne

Le CAL dispose d’une structure de gouvernance et de responsabilisation bien établie qui appuie ses efforts d’évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne dans l’ensemble de l’organisation. Un cadre de gestion du contrôle interne est en place et comprend les éléments suivants :

• des structures organisationnelles de responsabilisation pour soutenir une saine gestion financière, y compris les rôles et responsabilités des cadres supérieurs;
• un code de valeurs et d’éthique pour les employés;
• des activités de communication et de formation continues pour les gestionnaires et les employés du CAL concernant les exigences législatives, les politiques et les procédures visant à garantir une saine gestion financière et un contrôle efficace des finances;
• une mise à jour et un suivi réguliers de la gestion du contrôle interne et la communication des résultats de l’évaluation et des plans d’action à la commissaire, à la haute direction du CAL et, s’il y a lieu, au Comité de vérification et d’évaluation (CVE) du CAL.

Le CVE conseille la commissaire sur l’adéquation et le fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du CAL.

Le cadre de contrôle interne, en ce qui concerne la gestion financière, s’harmonise avec le processus de gestion des dépenses du gouvernement fédéral. Le financement est contrôlé au moyen d’un processus de budgétisation et de contrôle des engagements. Les dépenses sont approuvées aux étapes de l’engagement des dépenses, du contrôle des engagements, de la passation des marchés, de l’attestation de l’exécution et de l’approbation de paiement. Les résultats financiers sont surveillés au moyen d’un processus d’établissement de rapports financiers mensuels, puis sont validés par la direction.

L’environnement de contrôle du CAL prévoit, en outre, un ensemble de mesures et de structures visant à aider les employés à gérer efficacement les risques grâce à une sensibilisation accrue, à des connaissances et des outils pertinents ainsi qu’au perfectionnement de leurs compétences. Les principales mesures comprennent notamment :

• une structure de gouvernance et une orientation stratégique par l’entremise du Comité de la haute direction (CHD) appuyé par le Comité de vérification et d’évaluation (CVE);
• la présentation régulière de rapports sur le rendement financier au CHD;
• des politiques financières adaptées à l’environnement de contrôle du CAL et aux exigences de la Politique sur la gestion financière du Conseil du Trésor;
• des examens périodiques et des mises à jour de l’instrument de délégation des pouvoirs de signature en matière financière;
• la consignation des processus clés en matière de finances et des principaux risques et points de contrôle à l’appui de la gestion et de la supervision du système de CIRF du CAL;
• l’évaluation des risques organisationnels permettant d’établir un plan d’évaluation et de vérification interne pluriannuel fondé sur les risques;
• l’examen du cadre de CIRF et un suivi régulier des contrôles de base et, le cas échéant, des examens plus approfondis fondés sur l’évaluation des risques;
• la préparation et la mise en œuvre de plans d’action de la direction en réponse aux observations et recommandations formulées lors de l’examen de l’efficacité des contrôles.

2.2 Ententes de service relatives aux états financiers

Le CAL a recours à d’autres organismes pour le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans ses états financiers, soit les suivantes :

Ententes courantes

• Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) administre de façon centralisée : 
  • le paiement des salaires;
  • l’acquisition de certains biens et services;
  • la fourniture des services d’émission de chèques;
  • la fourniture des services de gestion des locaux.
• Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) fournit des renseignements qui sont utilisés pour calculer diverses charges à payer et provisions, comme les cotisations de l’employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires.
• Le Bureau du vérificateur général (BVG) fournit des services de vérification externes au CAL.

Ententes particulières

• La Commission canadienne des droits de la personne (CCDP) fournit la plateforme du système financier (GX) permettant de saisir et de déclarer toutes les opérations financières et effectue le traitement et la déclaration des opérations financières au nom du CAL. La CCDP fournit également des services de rémunération et d’approvisionnement au CAL, mais les services d’approvisionnement n’ont été fournis que pour une partie de l’exercice 2023-2024, la Commission des libérations conditionnelles du Canada (CLCC) ayant pris la relève. La portée et les responsabilités sont traitées dans l’entente interorganisationnelle signée entre la CCDP et le CAL, ainsi que dans l’attestation et le résumé des résultats préparés annuellement par la CCDP concernant le CIRF des opérations réalisées pour le compte de ses clients. Le CAL s’appuie sur les contrôles internes de la CCDP en matière de rapports financiers et sur le système de gestion financière pour traiter les données financières qui ont été approuvées, autorisées et transmises par le Commissariat. La CCDP surveille ces contrôles à l’aide d’une approche fondée sur les risques. Le CAL doit s’assurer que les rapports financiers sont exacts et qu’ils présentent une image fidèle de sa situation financière et de ses résultats financiers.
• Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) héberge, dans son infrastructure de technologie de l’information, le Système d’enregistrement des lobbyistes du CAL, son site Web, ses ordinateurs de bureau, ses serveurs et ses systèmes de soutien.
• La Commission des libérations conditionnelles du Canada (CLCC) a commencé à fournir des services d’approvisionnement au CAL au cours de l’exercice 2023-2024. Ceux-ci comprennent le traitement des opérations, la surveillance et l’établissement de rapports, ainsi que l’élaboration et la mise en œuvre de politiques et de procédures ministérielles et d’activités qui soutiennent une saine gestion de l’approvisionnement. Le CAL s’appuie sur les contrôles internes de la CLCC en matière de rapports financiers en ce qui a trait aux services d’approvisionnement fournis. Au cours de cet exercice, la CLCC a pris en charge la fourniture de services d’approvisionnement au CAL, lesquels étaient auparavant fournis par la CCDP dans le cadre d’une entente de même nature.

3. Évaluation du système de contrôle interne en matière de rapports financiers du CAL

3.1 Évaluation du CIRF pour 2023-2024

Le maintien du système de CIRF du CAL repose sur un processus continu visant à déterminer les risques et les principaux contrôles qui y sont associés, à en évaluer l’efficacité et à les adapter, le cas échéant, et à faire le suivi de son rendement en vue d’une amélioration continue. Par conséquent, la portée, la fréquence et l’état d’avancement des évaluations du système de CIRF du CAL sont fondés sur les risques et tiennent compte de la petite taille de l’organisation et de la faible complexité de ses opérations financières.

Ce travail comprend des évaluations périodiques approfondies de la conception et de l’efficacité opérationnelle du système de CIRF afin de soutenir une approche fondée sur les risques en vue d’une surveillance et d’une amélioration continues.

En 2022-2023, les évaluations ont donné lieu à deux recommandations visant à renforcer les contrôles internes. La première avait pour but d’accroître la profondeur, la capacité stratégique et la fonction de remise en question du dirigeant principal des finances (DPF). La deuxième recommandation consistait à demander au CAL d’élaborer des procédures bureautiques pour le traitement des opérations au titre des articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et de publier ces procédures afin de faciliter la formation du personnel et de permettre à la haute direction du CAL d’avoir une vue directe sur ces processus.

La direction du CAL a accepté les recommandations et pris des mesures pour y donner suite. En ce qui concerne le rôle du dirigeant principal des finances, une recommandation similaire a été formulée dans le cadre des évaluations du CIRF de 2023-2024, et le CAL a mis en œuvre un plan d’action rigoureux détaillé à la section 3.2 ci-dessous. Pour ce qui est des procédures bureautiques à l’appui des articles 32, 33 et 34, le CAL dispose d’une liste de contrôle et d’une approche modélisée bien communiquées et utilisées de manière cohérente pour consigner et garantir l’approbation appropriée de toutes les opérations liées aux articles susmentionnés de la LGFP.

En 2023-2024, l’évaluation du système de CIRF du CAL comprenait les éléments suivants :

• une évaluation, par une partie externe, des principaux processus opérationnels de CIRF, des contrôles informatiques généraux et des contrôles au niveau de l’entité, ce qui comprend la mise à jour de la documentation et la réalisation d’analyses et d’essais des processus;
• une évaluation du CIRF et une attestation fournies par la CCDP en ce qui concerne les services financiers fournis au CAL;
• la transmission de renseignements relatifs au CIRF et d’autres informations pertinentes, comme les résultats des vérifications au Comité de vérification et d’évaluation (CVE) du CAL, à des fins de discussion lors des réunions de ce dernier.

La section suivante présente les détails et les résultats de ces évaluations pour 2023-2024.

3.2 Détails et résultats de l’évaluation 2023-2024

Examen externe des principaux contrôles et processus

Comme indiqué ci-dessus, en 2023-2024, le CAL a confié à une partie externe le soin d’évaluer certains CIRF. Ce travail consistait à évaluer l’efficacité opérationnelle des principaux contrôles définis dans le cadre des processus de gestion financière suivants : 1) la gestion des actifs et des stocks; 2) l’acquisition de biens et de services et les paiements aux fournisseurs; 3) l’établissement de budgets et de prévisions. La partie externe a également consigné les contrôles au niveau de l’entité qu’est le CAL.

L’évaluation a conclu qu’en raison de la petite taille du CAL, de la faible complexité de ses opérations financières et de la proximité du dirigeant principal des finances (DPF) avec les différents processus et acteurs concernés, on dispose d’éléments solides prouvant que les activités liées aux processus sont exécutées conformément aux politiques et procédures de gestion financière du Conseil du Trésor.

Une recommandation a été formulée :

• Le CAL doit veiller à ce que la commissaire dispose d’une capacité stratégique financière suffisante et d’une fonction de remise en question pour pallier l’éventualité d’une absence prolongée du dirigeant principal des finances. Les mesures d’atténuation pourraient comprendre des examens internes ou le recours à des services de conseil financier de haut niveau pour assumer la fonction de remise en question, effectuer des examens financiers clés et traiter les questions financières stratégiques qui peuvent résulter des vérifications ou des exigences en matière de rapports financiers.

Dans la réponse qu’elle a préparée, la direction du CAL a accepté la recommandation. Elle a ainsi indiqué qu’elle était consciente de ce risque depuis plusieurs années et qu’elle avait pris des mesures au cours de cette période pour veiller à ce qu’une capacité opérationnelle, financière et stratégique et une solide fonction de remise en question soient régulièrement mises à la disposition de la commissaire et en cas d’absence prolongée du dirigeant principal des finances.

En ce qui concerne les mesures mises en œuvre, le CAL a renforcé le soutien et la surveillance des activités quotidiennes de la fonction financière en modifiant les rapports hiérarchiques du directeur des finances et dirigeant principal des finances (DPF). Plus précisément, ce poste est désormais placé sous l’autorité du directeur exécutif, Services intégrés. Toutefois, le DPF continue de rendre compte directement à la commissaire pour toutes les questions financières. Par ailleurs, le CAL a embauché un conseiller financier principal pour fournir des recommandations et du soutien sur une base temporaire et en fonction des besoins et a également confirmé que le Bureau du contrôleur général du Canada dispose d’une liste de remplaçants qualifiés pour le rôle de DPF à laquelle le CAL peut facilement accéder en cas de besoin.

Évaluation et attestation de la CCDP

La Commission canadienne des droits de la personne (CCDP) fournit des services dans les domaines de la gestion financière et des technologies de l’information, un accès au système de ressources humaines, des conseils en matière d’approvisionnement (pour une partie de 2023-2024 seulement puisque ces services sont désormais fournis par la CLCC) et une plateforme de système financier pour saisir et déclarer toutes les opérations financières. La CCDP est chargée de vérifier et de traiter les renseignements financiers reçus du Commissariat et saisis dans le système financier. Par conséquent, le Commissariat s’appuie sur les contrôles internes de la CCDP en matière de rapports financiers pour traiter les données financières qu’il a approuvées, autorisées et transmises.

En 2023-2024, la CCDP, en tant que prestataire de services, a évalué son CIRF. L’évaluation a porté sur les contrôles en place à la CCDP dans le cadre de la prestation de services à divers clients, dont le CAL. Par conséquent, la mise à l’essai des contrôles internes en matière de rapports financiers comprenait des opérations traitées pour le CAL.

Les principales conclusions de l’évaluation sont les suivantes :

• Des contrôles clés nouveaux ou modifiés de manière importante. 
  • Il n’y a pas eu de modifications importantes des contrôles clés dans les processus existants nécessitant une réévaluation. 
• La conception et l’efficacité opérationnelle des contrôles des processus opérationnels. 
  • Les documents relatifs aux contrôles et aux processus opérationnels ont été examinée et mise à jour afin de garantir qu’elle représente les contrôles et processus actuellement en place.
  • À l’aide d’une revue étape par étape et d’une mise à l’essai des contrôles clés, on a procédé à une nouvelle évaluation de l’efficacité opérationnelle des processus relatifs aux acquisitions et aux paiements, aux renseignements financiers, à l’attestation du DPF et à la gestion des actifs.
  • L’évaluation a révélé que les processus opérationnels des acquisitions aux paiements et en matière de rapports financiers étaient solides et qu’ils fonctionnaient efficacement.
  • Le processus opérationnel d’attestation du DPF a également été jugé acceptable, mais seuls les tests de l’efficacité de la conception ont pu être effectués, puisqu’il n’y a pas eu de présentation au Conseil du Trésor à évaluer en 2023-2024.
  • Les tests visant le processus de gestion des actifs ont révélé certains points à améliorer, et la CCDP s’emploie activement à mettre en œuvre les recommandations, en espérant que d’autres tests seront effectués dans ce domaine en 2024-2025.
• Efficacité opérationnelle des contrôles généraux des technologies de l’information (CGTI). 
  • Les documents sur les contrôles clés en place et l’efficacité opérationnelle des contrôles généraux des technologies de l’information (CGTI) ont été réévaluées dans le domaine de la sécurité informatique et du contrôle du développement et de la modification d’applications.
  • L’évaluation a révélé que les principaux contrôles sont généralement appropriés, mais que des améliorations peuvent encore être apportées en ce qui concerne la suppression de l’accès au réseau informatique pour les utilisateurs qui ont quitté le ministère et les organisations clientes. La CCDP examine et actualise activement cette procédure afin de garantir que l’accès des utilisateurs est supprimé en temps utile.

La CCDP a fourni au CAL une attestation concernant l’évaluation de ses contrôles internes pour 2023-2024.

Examen et discussions du CVE

En 2023-2024, le CVE du CAL a mené les activités suivantes liées au fonctionnement des contrôles internes, à la gestion des risques et aux processus de gouvernance :

• Lors de chaque réunion régulière du CVE, la commissaire et le dirigeant principal de la vérification (DPV) ou le DPF ont été invités à divulguer, le cas échéant, les irrégularités, y compris les fraudes ou les dérogations de la part de la direction. Aucune irrégularité n’a été déclarée.
• Au cours de la période de référence, la présidence a été en contact régulier avec la commissaire et le DPV ou le DPF.
• Les états financiers trimestriels du CAL ont été examinés par des membres externes avant leur publication. Des questions ont été posées au DPF/DPV et des réponses ont été fournies.
• Des membres externes ont rencontré à huis clos le responsable principal du Bureau du vérificateur général chargé de la vérification des états financiers de l’exercice 2023-2024 du CAL.
• Le CVE a rencontré la partie externe chargée des évaluations du CIRF mentionnées ci-dessus et a été informé des résultats et des recommandations. Le CVE a également examiné la réponse et le plan d’action de la direction.

Le CVE continuera à suivre de près les travaux du CAL relatifs à l’évaluation et au contrôle de ses processus de contrôle interne en matière de gestion financière (CIGF) et de CIRF.

Autres considérations – Vérification des états financiers du CAL par le Bureau du vérificateur général

Les états financiers du CAL pour l’exercice 2022-2023 ont été vérifiés par le Bureau du vérificateur général du Canada. Bien que la vérification n’ait pas porté expressément sur les contrôles internes du CAL, les vérificateurs du BVG n’ont pas fait état de modifications aux procédures susceptibles d’améliorer les systèmes de contrôle interne. Le CAL a reçu une opinion sans réserve de ses états financiers pour 2023-2024.

Comme indiqué dans le plan d’évaluation et de vérification interne pluriannuel fondé sur les risques du CAL, une vérification des activités d’approvisionnement a été réalisée en 2023-2024, couvrant les exercices 2022-2023 à 2023-2024. Le CVE a rencontré le vérificateur externe qui a effectué la vérification afin d’examiner les conclusions, ainsi que la réponse et le plan d’action de la direction.

En ce qui concerne les contrôles internes, la vérification a permis de constater un niveau louable de conformité et de diligence dans les procédures de passation des marchés du CAL, y compris une tenue diligente de dossiers, une répartition des tâches appropriée et des processus qui garantissent l’efficience, l’efficacité et la conformité aux exigences législatives. La vérification a également permis de constater le non-respect du pouvoir délégué dans le cadre d’un marché non concurrentiel, le CAL ayant dépassé la limite de passation de marchés indiquée dans sa matrice de délégation des pouvoirs de signature. Cette limite aurait dû être plus élevée et les mesures prises par le CAL pour ajuster la limite à des niveaux appropriés ont été menées à bien depuis. La direction s’est également engagée à mettre à jour son guide en matière d’approvisionnement à l’intention des employés et à veiller à ce que l’équipe de direction du CAL reçoive des rapports périodiques sur la passation de marchés (c’est-à-dire les tendances en matière d’ententes) de la part de la CLCC afin de favoriser une meilleure surveillance.

4. Plan d’action

4.1 Progrès réalisés en date du 31 mars 2024

Dans l’ensemble, au cours de la période 2023-2024, le CAL a réalisé des progrès continus dans l’amélioration de son système de CIRF.

Comme indiqué à la section 3, le CAL a poursuivi son approche fondée sur les risques pour assurer la surveillance continue du CIRF, en mettant l’accent en 2023-2024 sur la gestion des actifs et des stocks, la budgétisation et les prévisions, l’approvisionnement en biens et en services, le paiement aux fournisseurs et la consignation des contrôles au niveau de l’entité.

Le CAL a également examiné et confirmé la pertinence des risques recensés dans son profil de risque organisationnel, qui a servi de base à la planification pluriannuelle du CIRF, du CIGF et de son Plan intégré de vérification et d’évaluation axé sur les risques (PVEAR).

Un plan pluriannuel actualisé de CIRF-CIGF fondé sur les risques a été élaboré par la direction et examiné par le CVE.

4.2 Plan d’action pour le prochain exercice et les exercices suivants

Au cours de l’exercice 2024-2025, le CAL continuera à renforcer son cadre de gestion des contrôles internes à l’aide des moyens suivants :

• poursuite de la surveillance continue de ses contrôles de base par un tiers, conformément à son plan pluriannuel de CIGF/CIRF fondé sur les risques (le plan triennal figure ci-dessous);
• élaboration d’une approche visant à tirer parti de l’outil d’autoévaluation des contrôles de base pour ministère de petite taille, conçu par le Bureau du contrôleur général du Canada;
• renforcement des rapports sur les tendances en matière de marchés publics et supervision des contrôles correspondants;
• réalisation de vérifications internes, conformément au PVEAR pluriannuel.

4.3 Plan de surveillance du CIGF pour le prochain exercice et les exercices suivants

Remarque 1 : Cette évaluation des contrôles sera réalisée sur deux ans. En 2024-2025, l’accent sera mis sur la mise en œuvre de la nouvelle fonctionnalité de prévisions, établie en 2023-2024 (à savoir : formation, consignation, mesure dans laquelle son utilisation a été adoptée, etc.). En 2025-2026, une évaluation complète est prévue, laquelle comprendra les tests de l’efficacité de la conception et de l’efficacité opérationnelle du processus de planification, de budgétisation et de prévisions, ainsi qu’une évaluation de la mesure dans laquelle le processus permet et soutient une saine gestion des ressources et la prise de décisions éclairées.

Remarque 2 : La vérification 2023-2024 de la passation des marchés comprenait la constatation d’une erreur dans le respect du tableau de délégation des pouvoirs de signature. La délégation des pouvoirs en matière de passation de marchés sera incluse dans le champ d’application de la prochaine évaluation des contrôles internes de la délégation des pouvoirs de signature du CAL.